Zalanie nie czeka do poniedziałku — a Wasza obsługa zgłoszeń tak
Zalania mają brzydki zwyczaj zdarzać się w piątek wieczorem. Poszkodowany w panice dzwoni po kolei po firmach z wyszukiwarki — wygrywa ta, która odbierze i potwierdzi przyjazd. Poczta głosowa oznacza, że klient właśnie został klientem konkurencji.
Utrzymywanie całodobowego dyżuru telefonicznego jest drogie, a przekierowanie „na komórkę szefa” kończy się tym, że szef nie śpi — albo śpi i traci zlecenia.
Poznajesz to po tym, że…
- nieodebrane połączenia po godzinach, na które nikt nie oddzwania rano
- zgłoszenia nocne notowane na kartce przez tego, kto akurat odebrał
- brak potwierdzenia dla klienta, że zgłoszenie w ogóle dotarło
- poniedziałkowy chaos: kto jedzie do czego i w jakiej kolejności
Jak to rozwiązujemy
Stawiamy formularz zgłoszenia szkody działający całą dobę: poszkodowany opisuje zdarzenie, dodaje zdjęcia z telefonu i zostawia kontakt — a system natychmiast potwierdza przyjęcie SMS-em/mailem i powiadamia osobę dyżurną.
Zgłoszenie od razu staje się sprawą w systemie: z materiałem zdjęciowym, adresem i historią kontaktu. Rano nie ma chaosu — jest kolejka spraw z priorytetami.
- formularz zgłoszeniowy 24/7 ze zdjęciami, z potwierdzeniem dla klienta
- natychmiastowe powiadomienie dyżurnego (push/SMS/Telegram)
- zgłoszenie od razu jako sprawa: adres, zdjęcia, kontakt, priorytet
- automatyczna odpowiedź z czasem reakcji — klient wie, że nie musi dzwonić dalej
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Aqua-Pro — protokoły osuszania, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Czy klienci naprawdę wypełnią formularz zamiast dzwonić?
Część zawsze zadzwoni — i dobrze. Formularz łapie tych, którzy trafiają na zajęty numer lub porę nocną, oraz zgłoszenia od administratorów budynków, którzy wolą pisać. To kanał dodatkowy, nie zamiennik telefonu.
Kto dostaje powiadomienie w nocy?
Kogo wyznaczycie — dyżur można rotować. Różnica jest taka, że dyżurny dostaje komplet informacji na telefon, zamiast prowadzić nocny wywiad telefoniczny.