Umowy cykliczne, których nikt nie pilnuje — przychód, który po cichu wycieka
Biznes przeglądowy stoi na umowach cyklicznych — to one dają przewidywalny przychód i wartość firmy. Tyle że w codziennym młynie nikt nie pilnuje dat: umowa wygasa, przeglądy jadą „na dotychczasowych zasadach”, klient przestaje czuć zobowiązanie, a przy pierwszej podwyżce cen okazuje się, że formalnie nie ma czego renegocjować.
Drugi wariant tego samego bólu: umowa czeka na podpis klienta tygodniami, nikt się nie upomina, aż w końcu ginie w skrzynkach.
Poznajesz to po tym, że…
- nikt nie umie powiedzieć, ile umów wygasa w tym kwartale
- część obiektów obsługujecie „historycznie”, bez ważnej umowy
- renegocjacje cen zaczynają się od szukania, co właściwie podpisano
- umowy wysłane do podpisu żyją własnym życiem bez przypomnień
Jak to rozwiązujemy
W systemie umowa jest obiektem z datami i stanem, nie PDF-em w folderze. Ma termin obowiązywania, termin najbliższego podpisu i przypisane obiekty — a system przypomina właścicielowi, kierownikowi i księgowości, zanim cokolwiek wygaśnie.
Lista umów pokazuje od ręki: co wygasa, co czeka na podpis, co jest obsługiwane bez umowy. To trzy kolumny, które w większości firm przeglądowych robią różnicę między firmą a zbiorem zleceń.
- rejestr umów z datami wygaśnięcia i najbliższego podpisu
- przypomnienia dla admina, kierownika i księgowości z wyprzedzeniem
- widok „obiekty bez ważnej umowy” — lista do domknięcia
- historia umów przy kartotece klienta, dostępna od ręki przy renegocjacjach
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Safe-Pro — system przeglądów ppoż, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Czy system podpisuje umowy elektronicznie?
Pilnuje procesu podpisu (kto, do kiedy, przypomnienia) i przechowuje dokumenty. Sam podpis kwalifikowany zostaje w narzędziu, którego już używacie — nie dublujemy tego, co działa.
Mamy umowy w segregatorach z 10 lat. Jak to wprowadzić?
Etapami: najpierw aktywne umowy (zwykle da się to zrobić w tydzień), historyczne dociągane przy okazji kontaktu z klientem. System działa od pierwszego dnia, nie po skończeniu archiwizacji.