Robota zrobiona w środę, faktura w niedzielę, przelew „po pamięci”
W małym serwisie fakturowanie to wieczorny rytuał właściciela: sterta notatek i zdjęć protokołów, przepisywanie do programu, zgadywanie, czy technik wymienił jedną elektrodę czy dwie. Każdy dzień poślizgu między robotą a fakturą to statystycznie kolejne dni poślizgu w zapłacie — a obowiązkowy KSeF dokłada wymóg, żeby to, co wystawione, było poprawne strukturalnie, nie „jakoś”.
Do tego dochodzą płatności gotówkowe brane w terenie, o których biuro dowiaduje się z opóźnieniem, i przelewy, których nikt nie pilnuje, bo upominanie się o pieniądze jest niezręczne.
Poznajesz to po tym, że…
- faktury wystawiane partiami raz w tygodniu, z notatek i pamięci
- rozjazd między tym, co zrobiono i zużyto, a tym, co zafakturowano
- gotówka z terenu rozliczana „przy okazji”, bez śladu w systemie
- lista przeterminowanych płatności sprawdzana dopiero, gdy brakuje na ZUS
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro faktura powstaje z zamkniętego zlecenia: pozycje z protokołu i użytych części są już w systemie, więc wystawienie to jedna weryfikacja i jeden przycisk — jeszcze u klienta albo zaraz po wizycie. Wysyłka do KSeF idzie wprost z systemu, ze statusem i UPO, bez przeklejania do drugiego programu.
Płatności mają swój obieg: gotówka odnotowana przez technika w terenie, przelewy ze statusem i automatycznymi przypomnieniami według scenariusza — przed terminem, po terminie, wezwanie. Właściciel dzwoni tylko tam, gdzie automat nie wystarczył.
- faktura generowana ze zlecenia i protokołu — bez przepisywania
- wysyłka do KSeF z systemu, ze statusem i UPO
- gotówka i przelewy odnotowane przy zleceniu, nie w zeszycie
- automatyczne przypomnienia o płatnościach wg scenariusza
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Rozliczamy się z księgową na programie X. Czy to koliduje?
Nie — Serwis-Pro wystawia faktury sprzedażowe z realizacji i pilnuje płatności, a księgowość dostaje komplet przez KSeF lub eksport. Księgowa księguje jak dotąd, tylko przestaje ścigać Was o dane.
Część klientów to wspólnoty i firmy z terminem 30 dni. Czy to obsłużycie?
Tak — terminy płatności, dane nabywcy i odbiorcy, faktury zbiorcze za okres dla stałych klientów. Scenariusz przypomnień można ustawić łagodniej dla stałych kontrahentów, ostrzej dla jednorazowych.