Protokół z przeglądu, który klient gubi, a producent kwestionuje
Przegląd kotła gazowego kończy się dokumentem, który ma dwa zadania: udowodnić producentowi, że klient dba o urządzenie (bo od tego zależy gwarancja), i udowodnić po latach, że serwisant zrobił swoje — sprawdził szczelność, przeanalizował spalanie, wymienił to, co zużyte. W praktyce protokół to często świstek z bloczka albo pieczątka w karcie gwarancyjnej, którą klient zgubi razem z instrukcją obsługi.
Gdy po dwóch latach kocioł staje, a producent pyta o historię przeglądów, zaczyna się odtwarzanie: klient szuka papierka, serwisant kartkuje kopie, a spór o to, czy przegląd „naprawdę był i co obejmował”, psuje relację ze wszystkimi naraz.
Poznajesz to po tym, że…
- protokoły pisane ręcznie na bloczkach, kopie w segregatorze w biurze
- parametry spalania zostają w analizatorze albo w notesie technika
- klient dzwoni po duplikat protokołu — i ktoś szuka go pół dnia
- przy sporze gwarancyjnym brakuje dowodu, co dokładnie sprawdzono
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro technik wypełnia protokół na telefonie w trakcie przeglądu: checklista czynności pod typ kotła, pola na parametry (ciśnienia, analiza spalania, szczelność), zdjęcia przed i po, wymienione części z magazynu. Podpis klienta na ekranie zamyka wizytę — i w tej samej minucie PDF ląduje w historii urządzenia i na mailu klienta.
Duplikat przestaje istnieć jako problem: każdy protokół jest przypięty do kotła i klienta, dostępny od ręki — także dla samego klienta w portalu. Przy sporze gwarancyjnym wyciągacie komplet: daty, parametry, zdjęcia, podpisy. Trudno z tym dyskutować.
- checklisty przeglądu pod typ urządzenia — nic nie ginie „z pamięci”
- pola pomiarowe: parametry spalania, ciśnienia, próba szczelności
- podpis klienta na ekranie i PDF wysyłany automatycznie po wizycie
- pełna historia protokołów przy karcie kotła — duplikat w 10 sekund
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Każdy producent chce trochę innego zakresu przeglądu. Da się to ogarnąć?
Tak — checklisty są konfigurowalne per typ i marka urządzenia. Technik przy kotle konkretnej marki widzi właściwą listę czynności, a nie uniwersalny formularz, z którego połowa nie pasuje.
Czy protokół działa też przy braku zasięgu, np. w kotłowni w piwnicy?
Tak — cały protokół, zdjęcia i podpis działają offline, a synchronizacja rusza po wyjściu z piwnicy. Kotłownie bez zasięgu to standard, nie wyjątek, i tak to projektowaliśmy.