Protokół bez podstawy prawnej i podpisu to makulatura
Protokół przeglądu ppoż to nie notatka z wizyty, tylko dokument, którym Twój klient broni się przy kontroli PSP i po ewentualnym pożarze — przed ubezpieczycielem i prokuratorem. Bez podpisu uprawnionej osoby i bez wskazania podstawy prawnej jego wartość jest bliska zeru.
Tymczasem w wielu firmach protokoły powstają w Wordzie, każdy technik ma „swoją wersję”, podstawy prawne są wklejane z pamięci sprzed trzech nowelizacji, a podpis klienta bywa dosztukowywany tydzień po wizycie.
Poznajesz to po tym, że…
- każdy technik ma własny szablon protokołu na pulpicie
- podstawy prawne w protokołach są różne dla tej samej czynności
- protokoły wracają do biura z brakami: bez podpisu, bez daty, bez numeru
- przy kontroli klient dzwoni w panice, a Wy szukacie protokołu po skrzynkach mailowych
Jak to rozwiązujemy
Zbudowaliśmy bibliotekę szablonów przeglądów, w której każda czynność ma przypisaną podstawę prawną — w naszym wdrożeniu dla branży ppoż to ponad 160 podstaw z rozporządzeń i norm, aktualizowanych centralnie, nie w głowach techników.
Protokół powstaje na telefonie w trakcie wizyty, a podpisy idą we właściwej kolejności: technik podpisuje wykonanie, kierownik akceptuje, dopiero potem podpisuje klient. Nie da się „domknąć” protokołu z brakami — system po prostu nie wygeneruje dokumentu bez wymaganych elementów.
- szablony czynności z podstawami prawnymi zarządzane centralnie
- podpis na ekranie telefonu, na miejscu — nie „doślę skan”
- wymuszona kolejność: wykonanie → akceptacja → podpis klienta
- PDF z numeracją, gotowy do teczki obiektu i na kontrolę
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Safe-Pro — system przeglądów ppoż, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Czy możemy używać własnych wzorów protokołów?
Tak — szablony są edytowalne. Zwykle zaczynamy od przeniesienia Waszych wzorów do systemu i uzupełnienia ich o podstawy prawne tam, gdzie ich brakowało.
Co gdy klient nie chce podpisać na miejscu?
Protokół czeka w statusie „do podpisu” i klient dostaje link — podpis online z odnotowaną datą. Widać czarno na białym, że zwłoka jest po stronie klienta, nie Wasza.