Odbiór „na słowo”: klient nie wie, co dostał, a Ty nie masz dowodu, co oddałeś
Montaż się kończy, instalator pokazuje klientowi obraz z kamer w telefonie, klient kiwa głową. Zakres prac, rozmieszczenie kamer, ustawienia nagrywania, przekazane piloty i breloki — wszystko ustalone ustnie. Faktura wychodzi później, jeśli ktoś pamięta, co dokładnie zamontowano.
Problem wychodzi przy pierwszej awarii albo nieporozumieniu: klient twierdzi, że kamera miała obejmować też furtkę, że nagrania miały być przechowywane dłużej, że nikt nie pokazał mu, jak odtworzyć zapis. Bez dokumentu z odbioru to słowo przeciw słowu — i zwykle wygrywa klient.
Poznajesz to po tym, że…
- zakres montażu jest opisany tylko w ofercie, nie w dokumencie odbioru
- spory o pole widzenia kamer i ustawienia pojawiają się po miesiącach
- faktura za montaż wychodzi z opóźnieniem
- klient dzwoni z pytaniami o obsługę, bo nie ma żadnej dokumentacji
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro montaż kończy się protokołem odbioru w telefonie instalatora: checklista z Waszego szablonu, zdjęcia z geostemplem pokazujące rozmieszczenie kamer i urządzeń, uwagi klienta i podpis złożony na ekranie. PDF protokołu jest zabezpieczony sumą SHA-256 i trafia do klienta oraz do historii instalacji.
Szablon protokołu układacie sami w edytorze — z punktami, które w Waszej praktyce rodzą spory: pole widzenia, czas przechowywania nagrań, przekazane akcesoria, pokaz obsługi. Biuro widzi protokół od razu i może wystawić fakturę tego samego dnia, z wysyłką do KSeF.
- protokół odbioru z checklistą z własnego szablonu
- zdjęcia rozmieszczenia urządzeń z geostemplem
- podpis klienta na ekranie i PDF z sumą SHA-256
- faktura z danych zlecenia z wysyłką do KSeF
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie. Zobacz, jak działa to w Serwis-Pro dla tej branży.
Najczęstsze pytania
Czy mogę mieć różne protokoły dla monitoringu i smart home?
Tak — w edytorze szablonów tworzycie osobne protokoły dla różnych typów instalacji, z własnymi polami i checklistami.
Czy klient ma później dostęp do protokołu?
Tak, dostaje PDF po podpisie, a w portalu klienta widzi swoje protokoły i faktury.
Czy protokół da się podpisać bez zasięgu?
Tak — protokół, zdjęcia i podpis działają offline i synchronizują się, gdy telefon wróci do sieci.