Wymiana kotła z dotacją: robota na dzień, papiery na tydzień
Programy dofinansowań do wymiany starych kotłów napędzają tej branży robotę od lat — ale każda wymiana „pod dotację” to dokumentacyjny tor przeszkód: protokół odbioru z konkretnymi elementami, zdjęcia starego kotła przed i po demontażu, imienny dokument złomowania, faktura opisana tak, żeby przeszła weryfikację wniosku. Jeden brakujący papier i klient czeka na wypłatę miesiącami — a dzwoni z tym do Was.
Przy kilku wymianach w miesiącu da się to spiąć ręcznie. Przy kilkunastu — zdjęcia giną w telefonach monterów, protokoły różnią się zakresem zależnie od tego, kto je pisał, a biuro odtwarza dokumentację do wniosków po fakcie.
Poznajesz to po tym, że…
- zdjęcia z demontaży szukane po prywatnych telefonach monterów
- każdy monter ma własny wzór protokołu odbioru
- klient dzwoni po dokumenty do wniosku tygodnie po montażu
- biuro prowadzi osobną tabelkę „co jeszcze brakuje do której dotacji”
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro wymiana to zlecenie z checklistą, która nie pozwala zamknąć roboty bez kompletu: zdjęcia starego kotła i tabliczki znamionowej, zdjęcia po montażu, protokół odbioru z podpisem klienta na ekranie, pozycje pod dokument złomowania. Monter kompletuje wszystko na miejscu — bo system po prostu nie zamknie wizyty bez wymaganych pól.
Biuro widzi każdą wymianę z jej statusem dokumentacyjnym: co jest, czego brakuje, co wysłano klientowi. Komplet do wniosku generuje się z systemu w minutę — także trzy miesiące później, gdy klient zgubił swój egzemplarz.
- checklista wymiany wymusza zdjęcia, podpisy i dane do złomowania
- protokół odbioru w jednym standardzie, niezależnie od montera
- komplet dokumentów do wniosku generowany z systemu od ręki
- status dokumentacji per wymiana — widać, gdzie coś wisi
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Wymogi programów dotacyjnych się zmieniają. Czy checklisty za tym nadążą?
Checklisty edytujecie sami — zmiana wymogów to zmiana szablonu na przyszłe zlecenia, bez programisty. Stare zlecenia zachowują checklistę, z którą były robione, co przy kontroli wniosku bywa bezcenne.
Czy klient dostaje swoje dokumenty automatycznie?
Tak — po zamknięciu zlecenia komplet PDF-ów idzie na e-mail klienta, a kopia zostaje w historii. Portal klienta pozwala mu pobrać je ponownie bez dzwonienia do biura.