Wdrożenie · Safe-Pro
System przeglądów przeciwpożarowych
Firma serwisująca sprzęt ppoż. sprzedaje zaufanie do dokumentu. Jeśli po pożarze protokół nie broni się przed biegłym albo ubezpieczycielem, cała praca w terenie traci wartość. Safe-Pro powstał po to, żeby protokół powstawał na obiekcie, w chwili wykonywania czynności, i żeby dało się udowodnić, kto i kiedy go wystawił.
Stan wdrożenia: system działa produkcyjnie pod adresem safe-pro.app. Największe pojedyncze wdrożenie obejmuje 224 instalacje i 21 typów urządzeń z własnym szablonem protokołu.
Co reguluje częstotliwość przeglądów
Zakres i terminy wynikają z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów. Dwie zasady mają największy wpływ na to, jak wygląda kalendarz firmy serwisowej:
- Urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice poddaje się przeglądom technicznym i czynnościom konserwacyjnym nie rzadziej niż raz w roku, o ile producent nie określił terminu krótszego.
- Węże stanowiące wyposażenie hydrantów wewnętrznych podlegają dodatkowo próbie ciśnieniowej co najmniej raz na pięć lat.
Brzmi prosto, dopóki firma nie obsługuje kilkuset obiektów, w których terminy rozjeżdżają się co do dnia, a część urządzeń ma własny, krótszy cykl narzucony przez producenta. Wtedy arkusz przestaje wystarczać — nie dlatego, że jest zły, tylko dlatego, że nikt nie zdąży go aktualizować.
Powyższe to skrót praktyczny, a nie porada prawna. Zakres czynności dla konkretnego urządzenia potwierdzajcie z dokumentacją producenta i obowiązującą normą.
Jak wygląda dzień technika
- Rano — lista obiektów. Technik widzi na telefonie przydzielone obiekty na dziś, z adresem i historią poprzednich przeglądów. Dane pobierają się z wyprzedzeniem, żeby były dostępne bez zasięgu.
- Na obiekcie — checklista. Dla każdego typu urządzenia system podstawia właściwy szablon z zakresem czynności i podstawą prawną. Technik nie decyduje, co sprawdzić — to wynika z szablonu.
- Przy urządzeniu — potwierdzenie obecności. Naklejka NFC na podzespole, zbliżenie telefonu, zapis odczytu ze znacznikiem czasu. Jeśli obiekt nie ma naklejek, ten sam efekt daje kod QR.
- Usterki i zdjęcia. Wykryta nieprawidłowość ląduje w protokole i może od razu stać się zadaniem na kolejny wyjazd.
- Podpisy. Najpierw technik, potem akceptacja, potem podpis klienta — w tej kolejności, bo odwrotna pozwalała podpisać dokument przed jego zamknięciem.
- Protokół. PDF powstaje na miejscu i trafia na maila klienta, zanim ekipa wyjedzie z obiektu.
Co system robi poza samym protokołem
| Funkcja | Po co |
|---|---|
| Terminarz z oknami miesięcznymi | Przegląd „na czerwiec", a nie na konkretny dzień — bo tak działa planowanie w terenie. |
| Checklisty append-only | Wypełnionej pozycji nie da się po cichu nadpisać. Każda zmiana jest nowym wpisem z autorem i czasem. |
| Ewidencja zmian per rekord | Przy sporze widać pełną historię dokumentu, nie tylko jego ostatnią wersję. |
| Mapa obiektów wg pilności | Planowanie trasy według tego, gdzie termin goni, a nie według kolejności w spisie. |
| Powiadomienia push | Kierownik dowiaduje się o zakończonym przeglądzie i o usterce od razu, bez dzwonienia. |
| Podwykonawstwo i technicy bez kont | Firma może wysłać ekipę zewnętrzną, nie zakładając jej dostępu do całej bazy klientów. |
| Magazyn | Zużyte części schodzą ze stanu przy protokole, a nie przy osobnym dokumencie tydzień później. |
Dlaczego offline jest tu warunkiem, a nie dodatkiem
Sprzęt przeciwpożarowy z definicji stoi tam, gdzie nie ma zasięgu: garaże podziemne, kotłownie, hale, klatki schodowe, piwnice. System wymagający połączenia zmusza technika do wypełniania protokołu po powrocie — czyli z pamięci, wieczorem, bez części szczegółów.
W Safe-Pro 100% funkcji działa bez internetu. Szczegóły techniczne — kolejka synchronizacji, rozwiązywanie konfliktów, limity pamięci przeglądarki — opisałem w osobnym tekście o aplikacjach offline dla techników.
Najczęstsze pytania
Jak często trzeba wykonywać przegląd gaśnic i hydrantów?
Zgodnie z rozporządzeniem MSWiA z 7 czerwca 2010 r. urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice poddaje się przeglądom technicznym i czynnościom konserwacyjnym nie rzadziej niż raz w roku, o ile producent nie określił terminu krótszego.
Węże hydrantów wewnętrznych podlegają dodatkowo próbie ciśnieniowej co najmniej raz na pięć lat. System pilnuje obu cykli osobno, bo rzadko wypadają w tym samym roku.
Czy program do przeglądów ppoż. musi działać bez internetu?
W praktyce tak. Sprzęt stoi tam, gdzie zasięgu nie ma, a protokół wypełniany po powrocie do biura traci największą zaletę dokumentu elektronicznego — powstawanie w chwili wykonywania czynności.
Skąd wiadomo, że technik faktycznie był przy urządzeniu?
Naklejki NFC przyklejone do konkretnych podzespołów. Technik zbliża telefon, system zapisuje odczyt ze znacznikiem czasu. Powstaje dowód obecności per urządzenie, a nie deklaracja, że przegląd całego obiektu się odbył.
Tam, gdzie telefony nie obsługują zapisu NFC, ten sam efekt daje kod QR naklejony na podzespół.
Czy da się przenieść dane z dotychczasowego Excela?
Tak, migracja obiektów, urządzeń i terminów to standardowy element wdrożenia. Najwięcej pracy to zwykle nie sam import, tylko uporządkowanie duplikatów i adresów, które w arkuszu przez lata zapisywano na kilka sposobów.
Ile kosztuje system przeglądów ppoż.?
Wycena powstaje po rozmowie o procesie. Koszt zależy przede wszystkim od liczby typów urządzeń z osobnym szablonem protokołu oraz od tego, czy potrzebna jest migracja danych i integracja z fakturowaniem.
Zakres i cenę podaję przed rozpoczęciem prac.
Zobacz, jak to działa u Was
Napisz, ile obiektów obsługujecie i jakie typy urządzeń serwisujecie. Odpowiem w ciągu jednego dnia roboczego i powiem wprost, czy Safe-Pro pasuje do Waszego procesu, czy potrzebujecie czegoś innego.
Napisz do mnie safe-pro.app ↗