Faktura tydzień po robocie, KSeF na karku i klienci płacący „po pamięci”
W wielu firmach instalacyjnych faktura powstaje wieczorem, kilka dni po robocie, na podstawie zdjęcia protokołu przysłanego przez technika. Każdy dzień poślizgu w wystawieniu to statystycznie kolejne dni poślizgu w zapłacie. A obowiązkowy KSeF zamienia „jakoś to wystawimy” w proces, który musi być poprawny strukturalnie.
Druga połowa bólu: przeterminowane faktury, o które nikt nie dzwoni, bo upominanie się o pieniądze jest niezręczne i zawsze jest coś pilniejszego.
Poznajesz to po tym, że…
- faktury wystawiane partiami raz w tygodniu, z papierowych notatek
- rozjazd między tym, co zrobiono, a tym, co zafakturowano
- lista przeterminowanych płatności sprawdzana „przy okazji”
- windykacja = właściciel dzwoni osobiście, gdy już naprawdę musi
Jak to rozwiązujemy
Faktura powstaje z zamkniętego zlecenia: pozycje z protokołu i użytych materiałów, jedna weryfikacja, wysyłka — z wystawieniem do KSeF wprost z systemu, w strukturze, którą urząd przyjmuje bez dyskusji.
Windykacja działa jako proces, nie akt odwagi: system sam wysyła przypomnienia według scenariusza (przed terminem, po terminie, wezwanie), grzecznie i konsekwentnie. Właściciel dzwoni dopiero tam, gdzie automat nie wystarczył — do trzech spraw, nie trzydziestu.
- faktura generowana z zlecenia i protokołu — bez przepisywania
- wysyłka do KSeF z systemu, ze statusem i UPO
- automatyczne przypomnienia o płatnościach wg scenariusza
- podgląd należności: kto, ile, od kiedy — na jednym ekranie
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm instalacyjnych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Używamy programu księgowego. Czy to się nie dubluje?
System wystawia faktury sprzedażowe z realizacji i pilnuje płatności; księgowość dostaje komplet (eksport/KSeF). Księgowa nadal księguje — przestaje tylko ścigać Was o dane do faktur.
Czy przypomnienia nie zrażą klientów?
Odwrotnie — uprzejme, przewidywalne przypomnienia profesjonalizują relację. Zraża dopiero telefon właściciela w emocjach po trzech miesiącach ciszy.