Robota skończona we wtorek, protokół w biurze w piątek, faktura za dwa tygodnie
Monter kończy wymianę pionu albo podłączenie kotła, klient podpisuje papierowy protokół i robota jest zrobiona — tylko że dokument jedzie potem przez kilka dni w drzwiach auta, zanim dotrze do biura. Tam ktoś go odczytuje, dopytuje, co znaczy dopisek na marginesie, i dopiero wtedy wystawia fakturę.
Im dłużej trwa ta droga, tym gorzej się płaci. Klient, który dostaje fakturę po dwóch tygodniach, pamięta już tylko cenę, a nie zalaną łazienkę uratowaną w godzinę. Przy większych montażach jeszcze wcześniej wisi wycena wysłana mailem, na którą nikt nie odpowiedział.
Poznajesz to po tym, że…
- protokoły docierają do biura z opóźnieniem i w różnym stanie
- biuro dzwoni do monterów, żeby odczytać, co zostało zrobione
- faktury wychodzą tygodniami po zakończeniu pracy
- wyceny montaży wiszą bez odpowiedzi, a nikt nie pamięta, żeby się przypomnieć
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro protokół powstaje w telefonie montera: zakres prac, zdjęcia przed i po, zużyte materiały, podpis klienta na ekranie. Aplikacja działa bez zasięgu, więc piwnica czy kotłownia nie są przeszkodą. PDF z sumą kontrolną SHA-256 jest w biurze w chwili synchronizacji, a klient ma go w portalu.
Faktura powstaje z danych zlecenia i idzie do KSeF, a klient może zapłacić online. Przy większych robotach wycena jest ofertą, którą klient akceptuje przez link — więc widać, które oferty czekają i u kogo trzeba się przypomnieć.
- protokół z podpisem na ekranie i zdjęciami, także offline
- PDF zabezpieczony sumą SHA-256, od ręki w biurze i w portalu klienta
- faktura z danych zlecenia z wysyłką do KSeF i płatnością online
- oferty na montaże z akceptacją online i widocznym statusem
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie. Zobacz, jak działa to w Serwis-Pro dla tej branży.
Najczęstsze pytania
Czy faktura musi iść do KSeF od razu po wizycie?
Nie musi — biuro może ją przejrzeć przed wysyłką. Chodzi o to, że dane są już w systemie, więc wystawienie trwa chwilę, a nie wymaga przepisywania protokołu.
Co jeśli klient nie zapłaci w terminie?
System ma windykację na szablonach: przypomnienia o płatności wysyłane według ustalonych kroków, bez ręcznego pisania maili do każdego dłużnika.
Czy mogę mieć własny wzór protokołu?
Tak, w edytorze szablonów układa się własne protokoły — osobno na awarię, montaż czy przegląd, z polami, które są Wam potrzebne.