Usterka wpisana w protokół, zalecenie wydane — i nikt do tego nie wraca
Kontrola kominiarska regularnie kończy się zaleceniem: przewód do naprawy, brak ciągu, niedrożna wentylacja, nasada do wymiany. Dla właściciela budynku to informacja, dla firmy kominiarskiej — potencjalne zlecenie. W praktyce zalecenie zostaje w protokole, klient odkłada decyzję, a przy następnej kontroli rok później kominiarz zastaje dokładnie tę samą usterkę.
Do tego dochodzą rozliczenia: wspólnoty i zarządcy z terminami płatności, klienci indywidualni płacący na miejscu, faktury wystawiane wieczorem z notatek. Pieniądze za wykonaną pracę spływają wolniej, niż powinny, a o zaległościach firma dowiaduje się przy przeglądaniu konta.
Poznajesz to po tym, że…
- zalecenia z protokołów nie wracają jako oferta ani przypomnienie
- ta sama usterka odnotowywana w kolejnych latach
- faktury wystawiane partiami, z opóźnieniem po wykonanej pracy
- zaległe płatności wspólnot sprawdzane dopiero, gdy brakuje pieniędzy
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro zalecenia z kontroli zostają przy budynku i wracają przy kolejnej wizycie. Na ich podstawie przygotowujecie ofertę na naprawę, którą klient akceptuje online — zaakceptowana oferta staje się zleceniem w grafiku, zamiast notatką w protokole.
Rozliczenie idzie z danych zlecenia: faktura powstaje tego samego dnia i trafia do KSeF, klient może zapłacić online, a nieopłacone faktury obsługuje windykacja. Wspólnoty z umową rozliczacie na umowie serwisowej, także abonamentowo.
- zalecenia pokontrolne zapisane przy budynku i widoczne przy kolejnej wizycie
- oferty na naprawy z akceptacją online, zamieniane w zlecenia
- faktury z danych zlecenia z wysyłką do KSeF i płatności online
- windykacja nieopłaconych faktur i umowy serwisowe dla wspólnot
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie. Zobacz, jak działa to w Serwis-Pro dla tej branży.
Najczęstsze pytania
Czy zarządca zobaczy protokoły i faktury bez dzwonienia do nas?
Tak. W portalu klienta widzi zlecenia, protokoły z wizyt i faktury dla swoich budynków.
Czy wspólnotę z kilkoma budynkami rozliczę jedną umową?
Tak. Wspólnota lub zarządca to jeden klient z wieloma adresami, a umowa serwisowa może obejmować zakres prac, czas reakcji i fakturę abonamentową.
Co z klientami, którzy płacą kominiarzowi na miejscu?
Faktura powstaje z danych zlecenia, a zapłatę gotówką odnotowuje się przy tej fakturze. Biuro nie musi odtwarzać z notatek, kto i ile zapłacił.