Przeglądy budynków rozpisane w segregatorze — dopóki ktoś nie spyta o protokół
Budynek ma swój kalendarz prawny: Prawo budowlane wymaga kontroli okresowych co najmniej raz w roku (m.in. instalacji gazowych i przewodów kominowych) i co najmniej raz na pięć lat, a do tego dochodzą przeglądy wynikające z dokumentacji urządzeń — wind, bram, instalacji, które firma obsługuje w ramach umowy. Każdy element ma inny rytm i inną datę ostatniej kontroli.
W wielu firmach ten kalendarz żyje w segregatorze albo w arkuszu prowadzonym przez jedną osobę. Dopóki ona pamięta, wszystko działa. Gdy odchodzi, jest na urlopie albo budynków przybywa szybciej niż wierszy w arkuszu, terminy zaczynają się rozjeżdżać — a zauważa to dopiero zarządca, gdy potrzebuje protokołu do książki obiektu.
Poznajesz to po tym, że…
- terminy przeglądów żyją w arkuszu jednej osoby albo w teczkach budynków
- o zbliżającym się przeglądzie przypomina zarządca, a nie firma
- przeglądy z różnych umów robione osobnymi wyjazdami do tego samego budynku
- protokoły trzeba szukać, gdy zarządca potrzebuje ich do dokumentacji
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro przeglądy rozpisujecie jako serie zleceń cyklicznych — miesięczne, kwartalne, roczne, każda z własnym rytmem i przypięta do konkretnego budynku i urządzenia. Terminy widać z wyprzedzeniem w grafiku, więc nie zależą od pamięci jednej osoby i nie wypadają razem z kartką z segregatora.
Sam przegląd kończy się protokołem na miejscu: checklista czynności z edytora szablonów, zdjęcia z geostemplem, podpis na ekranie i PDF zabezpieczony sumą SHA-256. Protokół od razu trafia do historii budynku i do portalu zarządcy — gotowy, gdy ktoś o niego zapyta.
- serie zleceń cyklicznych z własnym rytmem dla każdego rodzaju przeglądu
- terminy przeglądów widoczne z wyprzedzeniem przy każdym budynku
- szablony protokołów z checklistą czynności, edytowane bez programisty
- PDF z podpisem, zdjęciami i SHA-256 w historii budynku i w portalu
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie. Zobacz, jak działa to w Serwis-Pro dla tej branży.
Najczęstsze pytania
Czy system sam wie, jakie przeglądy wymagają przepisy?
Nie i nie udajemy, że wie. Zakres przeglądów wynika z przepisów, dokumentacji urządzeń i Waszej umowy z zarządcą — to Wy ustawiacie serie i ich rytm. System pilnuje, żeby raz ustawiony kalendarz się wykonywał.
Czy przegląd zadziała w piwnicy albo węźle cieplnym bez zasięgu?
Tak. Aplikacja technika działa offline: protokół, zdjęcia i podpis powstają bez sieci, a dane wysyłają się same, gdy telefon złapie zasięg.
Mamy własne wzory protokołów. Czy trzeba je porzucić?
Nie. W edytorze szablonów odtwarzacie swoje formularze — z polami, checklistami i układem, do którego przyzwyczajeni są Wasi klienci.