Cieknący kran, zepsuty domofon, żarówka na klatce — i każde zgłoszenie innym kanałem
Firma utrzymująca kilkadziesiąt budynków dostaje dziennie kilkanaście, a w złym tygodniu kilkadziesiąt drobnych zgłoszeń: cieknący syfon, niedomykające się drzwi do garażu, domofon, który nie otwiera, przepalona lampa na trzecim piętrze. Każde przychodzi inaczej — telefonem o siódmej rano, mailem do zarządcy, który przesyła go dalej, SMS-em na prywatny numer konserwatora albo karteczką zostawioną w skrzynce.
Pojedynczo to drobiazgi. Razem to strumień, którego nikt nie widzi w całości: część zgłoszeń jest zrobiona dwa razy, część wcale, a o tych, które przepadły, firma dowiaduje się od zdenerwowanego lokatora albo — gorzej — od zarządcy przy rozmowie o przedłużeniu umowy.
Poznajesz to po tym, że…
- zgłoszenia leżą w kilku skrzynkach mailowych, telefonach i zeszycie dyspozytora
- konserwatorzy dostają zadania SMS-ami i dzwonią po szczegóły z klatki schodowej
- ta sama usterka zgłoszona przez trzech lokatorów to trzy osobne sprawy
- nikt nie potrafi powiedzieć, ile zgłoszeń jest otwartych w danym budynku
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro zgłoszenia trafiają do jednej puli zleceń z priorytetem. Lokator może wysłać usterkę przez formularz na Waszej stronie, dołączając zdjęcia, a zarządca albo administrator — przez portal klienta, wskazując konkretne urządzenie i preferowany termin. Biuro wpisuje resztę, która przyszła telefonem, w to samo miejsce.
Dyspozytor rozkłada zlecenia na tablicy: awarię wciska między zaplanowane prace, a przydział podpowiadają rejony i odległość od konserwatora. Konserwator ma swój dzień w telefonie — adres, opis, zdjęcia od zgłaszającego i historię miejsca — i zmienia statusy dwoma dotknięciami, więc biuro wie, co zamknięte, bez dzwonienia.
- formularz zgłoszeń na stronie WWW, także ze zdjęciami usterki
- portal klienta: zgłoszenie usterki z wyborem urządzenia i terminu
- jedna pula zleceń z priorytetami zamiast kilku skrzynek i zeszytu
- przydział według rejonów i odległości, dzień konserwatora w telefonie
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie. Zobacz, jak działa to w Serwis-Pro dla tej branży.
Najczęstsze pytania
Czy lokatorzy muszą zakładać konto, żeby coś zgłosić?
Nie. Lokator korzysta z formularza na stronie, bez logowania. Konto w portalu klienta ma zarządca lub administrator budynku — widzi tam zgłoszenia, ich statusy i dokumenty z wizyt.
Co ze zgłoszeniami, które i tak przychodzą telefonem?
Biuro wpisuje je do tej samej puli co zgłoszenia z formularza i portalu. Chodzi o to, żeby istniało jedno miejsce prawdy — kanał wejścia może być dowolny.
Jak odróżnić awarię od drobiazgu?
Każde zlecenie ma priorytet ustawiany przy przyjęciu. Zalanie z pionu i przepalona żarówka lądują w tej samej kolejce, ale dyspozytor od razu widzi, co musi pojechać dziś, a co może poczekać do planowanego obchodu.