Zarządca dzwoni z pytaniem „co z tym zgłoszeniem z zeszłego tygodnia?” — i nikt nie wie
Firma obsługi nieruchomości pracuje dla kogoś, kto sam odpowiada przed innymi: zarządca przed wspólnotą, administrator przed właścicielem, wspólnota przed mieszkańcami na zebraniu. Każdy z nich chce wiedzieć jedno — co się dzieje z ich sprawami. A pytanie „co z tym zgłoszeniem z zeszłego tygodnia?” w biurze bez systemu uruchamia śledztwo: kto przyjął, czy ktoś pojechał, czy czekamy na część.
Odpowiedź udzielana z pamięci jest zwykle optymistyczna i nieprecyzyjna. Zarządca to wyczuwa. Po kilku takich rozmowach przestaje ufać zapewnieniom i zaczyna liczyć wpadki — a przy najbliższym przetargu na obsługę ma gotową listę.
Poznajesz to po tym, że…
- biuro spędza godziny na odpowiadaniu na pytania o status, a nie na pracy
- zarządca dowiaduje się o opóźnieniu dopiero, gdy sam zadzwoni
- przy rozliczeniu miesiąca trudno wykazać, co i kiedy zostało zrobione
- umowa mówi o czasie reakcji, ale nikt nie mierzy, czy jest dotrzymany
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro zarządca ma własny dostęp do portalu klienta: widzi zgłoszenia ze swoich budynków, ich statusy, protokoły z wizyt i faktury. Pytanie o status zamienia się w spojrzenie w portal, a każde zlecenie ma pełną oś czasu — kiedy wpłynęło, kiedy zostało zaplanowane, kiedy technik był na miejscu i kiedy je zamknięto.
Jeśli umowa z zarządcą określa czas reakcji, zapisujecie go w umowie serwisowej osobno dla każdego priorytetu. System liczy termin od chwili zgłoszenia, ostrzega przed jego upływem i odnotowuje przekroczenia — więc rozmowa o jakości obsługi opiera się na danych, a nie na wrażeniach.
- portal klienta: zgłoszenia, statusy, protokoły i faktury w jednym miejscu
- oś czasu każdego zlecenia od przyjęcia do zamknięcia
- umowy serwisowe z czasem reakcji per priorytet i eskalacjami
- raporty z realizacji do rozmów z zarządcą i wspólnotą
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie. Zobacz, jak działa to w Serwis-Pro dla tej branży.
Najczęstsze pytania
Czy jeden zarządca zobaczy wszystkie swoje budynki naraz?
Tak. Zarządca jest klientem z wieloma adresami, a każdy budynek ma swoje urządzenia, zgłoszenia i historię. W portalu widzi całość, a zgłoszenia są przypięte do konkretnych lokalizacji.
Czy wspólnota dostaje protokół po wizycie?
Tak. Protokół z podpisem na ekranie zapisuje się jako PDF i jest dostępny w portalu klienta. Do zamkniętej wizyty nie trzeba niczego skanować ani wysyłać ręcznie.
Mamy abonament miesięczny za obsługę. Czy system go rozliczy?
Tak. Umowa serwisowa może mieć fakturę abonamentową, a prace spoza zakresu rozliczacie osobno — z robocizną i materiałami zapisanymi na zleceniu. Faktury trafiają do KSeF.