Odbiór bez podpisu, a po tygodniu telefon o rysie na ramie
Ekipa kończy montaż, klient rzuca okiem, mówi „jest dobrze” i wszyscy się rozjeżdżają. Po tygodniu przychodzi mail: rysa na ramie, zabrudzony parapet, brama zatrzymuje się dziesięć centymetrów przed krańcówką. Czy to było od początku, czy powstało przy malowaniu ścian? Nikt nie ma jak tego sprawdzić.
Nawet jeśli protokół odbioru istnieje, to jest papier wypełniany na kolanie, bez zdjęć, podpisany byle jak — i trafia do biura po kilku dniach, razem z resztą papierów z auta. Do tego czasu nie ma podstawy do wystawienia faktury, a klient ma coraz więcej argumentów, żeby z płatnością poczekać.
Poznajesz to po tym, że…
- reklamacje uszkodzeń, których nie da się ani potwierdzić, ani wykluczyć
- protokoły odbioru docierają do biura z kilkudniowym opóźnieniem
- faktura za montaż wychodzi tydzień po zakończeniu pracy
- klient wstrzymuje płatność „do wyjaśnienia” drobnej usterki
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro odbiór to protokół w telefonie montażysty: checklista czynności, zdjęcia gotowego montażu opatrzone geostemplem i czasem, uwagi klienta i podpis złożony palcem na ekranie. PDF protokołu dostaje sumę kontrolną SHA-256, więc później nie ma dyskusji, czy ktoś coś w nim dopisał.
Protokół jest w biurze w chwili podpisu, więc fakturę można wystawić tego samego dnia — z danych zlecenia, z wysyłką do KSeF i pobraniem UPO. Klient dostaje protokół jako PDF i ma do niego dostęp w portalu klienta, razem z fakturą.
- checklista odbioru montażu i miejsce na uwagi klienta
- zdjęcia z geostemplem i czasem wykonania
- podpis klienta na ekranie telefonu i PDF z sumą SHA-256
- faktura z danych zlecenia z wysyłką do KSeF jeszcze tego samego dnia
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie. Zobacz, jak działa to w Serwis-Pro dla tej branży.
Najczęstsze pytania
Czy mogę mieć inny protokół dla okien, a inny dla bram?
Tak — szablony protokołów tworzy się w edytorze, więc checklista montażu stolarki i checklista uruchomienia bramy z napędem mogą wyglądać zupełnie inaczej.
Co jeśli na budowie nie ma zasięgu?
Aplikacja technika działa offline: protokół, zdjęcia i podpis zapisują się w telefonie i synchronizują, gdy wróci zasięg.
Czy klient może podpisać protokół zdalnie, jeśli go nie ma przy odbiorze?
Podpis składa się na ekranie telefonu montażysty, na miejscu. Klient nieobecny przy odbiorze może zobaczyć protokół przez link lub w portalu klienta, ale zdalnego podpisu w systemie nie ma.