Brama staje po trzech latach, a nikt nie wie, co u klienta zamontowano
Telefon: „brama nie reaguje na pilota, montowaliście ją jakiś czas temu”. Kiedy dokładnie? Jaki napęd, jaka centrala, czy to jeszcze gwarancja? Odpowiedzi są w segregatorze, w starym mailu do hurtowni albo w głowie montażysty, który już u Was nie pracuje. Technik jedzie więc „zobaczyć”, a na właściwą naprawę trzeba przyjechać drugi raz, z właściwą częścią.
Z reklamacjami jest podobnie. Część usterek to sprawa producenta — pęknięta szyba zespolona, wadliwy siłownik — i firma powinna odzyskać koszty. Ale żeby to zrobić, trzeba zebrać datę montażu, numer seryjny, zdjęcia i opis, a to znowu kartkowanie papierów. Wiele takich roszczeń po prostu nigdy nie zostaje złożonych.
Poznajesz to po tym, że…
- pierwszy przyjazd do awarii bramy kończy się diagnozą, a nie naprawą
- biuro nie umie od ręki odpowiedzieć, czy usterka jest na gwarancji
- koszty wad producenta zostają po Waszej stronie, bo nikt nie złożył roszczenia
- okresowa konserwacja napędów robi się tylko wtedy, gdy klient sam o nią poprosi
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro każda zamontowana brama, napęd czy komplet okien ma kartę urządzenia przy kliencie i adresie: model, numer seryjny, data montażu, data końca gwarancji i historia wszystkich wizyt. Gdy klient dzwoni, biuro widzi to od razu, a technik jedzie z wiedzą, co zastanie — i częściej z właściwą częścią.
Klient może też sam zgłosić usterkę przez portal, a zgłoszenie od razu ma kontekst montażu. Wady producenta ewidencjonujecie jako roszczenia gwarancyjne z kompletem danych z karty urządzenia, a okresowe konserwacje bram rozpisujecie jako zlecenia cykliczne — raz, na kolejne lata.
- karta urządzenia: model, numer seryjny, data montażu i koniec gwarancji
- zgłoszenie usterki przez portal klienta z kontekstem montażu
- ewidencja roszczeń gwarancyjnych wobec producentów
- konserwacje bram automatycznych jako zlecenia cykliczne
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie. Zobacz, jak działa to w Serwis-Pro dla tej branży.
Najczęstsze pytania
Mamy kilkaset starych montaży w arkuszu. Da się je przenieść?
Tak — import klientów i urządzeń z arkusza to standardowy krok wdrożenia. Braki, na przykład numer seryjny napędu, uzupełniają się przy pierwszej wizycie serwisowej.
Czy serwisujemy tylko własne montaże?
Nie musicie. Bramę zamontowaną przez kogoś innego zakładacie w kartotece przy pierwszej wizycie i od tej chwili ma ona taką samą historię jak Wasze montaże.
Czy technik zobaczy historię urządzenia bez dzwonienia do biura?
Tak — historia wizyt, notatki i pliki przypięte do urządzenia są dostępne w aplikacji technika, a urządzenie można też odnaleźć, skanując naklejony na nim kod.