Coroczny przegląd kotła: obowiązek klienta, o którym pamiętać musisz Ty
Każdy zamontowany i serwisowany kocioł gazowy to z definicji coroczny przegląd: producenci warunkują nim gwarancję, Prawo budowlane każe właścicielowi budynku raz w roku kontrolować instalację gazową, a zdrowy rozsądek — sprawdzić szczelność i spalanie, zanim urządzenie przepracuje kolejną zimę. Teoretycznie: baza pięciuset klientów równa się pięciuset przeglądom rocznie. Praktycznie: klient o kotle nie myśli wcale, a firma nie ma narzędzia, żeby myśleć za niego.
Efekt zna każdy serwisant: od maja do sierpnia telefon milczy, a we wrześniu i październiku dzwonią wszyscy naraz — bo „zaraz sezon” i bo sąsiadowi już zapaliło kontrolkę. Połowa bazy nie dzwoni wcale i wypada z obiegu, aż trafi do konkurencji albo wróci z poważną awarią.
Poznajesz to po tym, że…
- wiosną i latem ekipa ma luz, a od września terminy zapchane na sześć tygodni
- nikt nie umie powiedzieć, ilu klientom w tym roku minął termin przeglądu
- przypomnienia do klientów wysyła (albo nie) pamięć właściciela
- klienci „jednorazowi” — po montażu lub naprawie kontakt się urywa
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro każdy kocioł ma kartę urządzenia z datą ostatniego i następnego przeglądu. Gdy termin się zbliża, system sam wysyła klientowi przypomnienie (SMS lub e-mail) z propozycją umówienia wizyty — a biuro dostaje listę przeglądów do umówienia w danym miesiącu, zamiast czekać, aż telefon zadzwoni.
Przypomnienia można wysyłać z wyprzedzeniem tak, żeby zapełniać martwe miesiące: klient z przeglądem „na wrzesień” dostaje w maju propozycję terminu czerwcowego z krótszym oczekiwaniem. Sezon się wyrównuje, a jesienią zostaje miejsce na awarie, które i tak przyjdą.
- karta urządzenia: model kotła, data montażu, historia przeglądów i napraw
- terminarz przeglądów budowany automatycznie z bazy urządzeń
- przypomnienia SMS/e-mail do klientów bez udziału biura
- zlecenia cykliczne: seria przeglądów zakładana raz, na lata
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Mamy bazę klientów w zeszycie i telefonie. Od czego zacząć?
Od importu tego, co jest — nawet jeśli to tylko nazwisko, adres i „mniej więcej wrzesień”. Braki uzupełniają się przy pierwszej wizycie z systemem. Sama kampania przypomnień do starej bazy zwykle zwraca koszt wdrożenia w pierwszym sezonie.
Czy przypomnienia nie będą wyglądać jak spam?
Przypomnienie o przeglądzie kotła to jedna z niewielu wiadomości, za które klienci realnie dziękują — chroni ich gwarancję i bezpieczeństwo. Wysyłamy je z nazwą Waszej firmy, raz, z konkretną propozycją terminu.