Części z busa, których nikt nie policzył — marża rozjeżdżająca się po cichu
Serwisant kotłów wozi w busie mały magazyn: elektrody, czujniki, pompki, naczynia przeponowe, uszczelki. W ferworze roboty część z nich trafia do kotłów klientów „przy okazji” — i nigdy na fakturę. Druga część znika w czarnej dziurze między hurtownią, busem a garażem: kupione dwa razy, zgubione, pożyczone między ekipami.
Właściciel widzi to dopiero w liczbach na koniec roku: przychód jest, roboty było dużo, a marża dziwnie cienka. Tylko że wtedy nie da się już ustalić, które zlecenia zjadły materiał bez śladu.
Poznajesz to po tym, że…
- faktury za części z hurtowni rosną szybciej niż przychód z napraw
- technik montuje część „z busa” i zapomina dopisać ją do zlecenia
- te same części kupowane podwójnie, bo nikt nie wie, co już jest
- inwentaryzacja to raz w roku szok, a nie rutynowa czynność
Jak to rozwiązujemy
W Serwis-Pro materiał żyje na zleceniu: technik dodaje użyte części z listy w telefonie w chwili montażu — z busa, z magazynu albo z zakupu pod zlecenie. Te same pozycje trafiają potem na protokół i fakturę, więc „zapomniałem dopisać” przestaje być systemową dziurą.
Stany magazynowe (magazyn główny i busy) aktualizują się z realizacji zleceń. Widać, co schodzi najszybciej, co trzeba domówić i co wisi w busie od pół roku. Inwentaryzacja przestaje być coroczną traumą, bo rozjazdy wychodzą na bieżąco.
- części dopisywane do zlecenia w telefonie, w chwili użycia
- pozycje materiałowe przechodzą automatycznie na protokół i fakturę
- stany magazynu i busów aktualizowane z realizacji zleceń
- raport zużycia części: co schodzi, co domówić, co zalega
To nie koncepcja — te mechanizmy działają w systemie Serwis-Pro — system dla firm serwisowych, który zbudowaliśmy i utrzymujemy. Dedykowane wdrożenie dopasowujemy do Twojego procesu, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba od razu wprowadzić cały magazyn z cenami?
Nie — najlepiej zacząć od kilkudziesięciu najczęściej używanych pozycji (to one robią 80% obrotu części) i dosypywać resztę przy okazji zamówień. System działa od pierwszego dnia, na tym, co już wprowadzone.
Technicy powiedzą, że to biurokracja. Jak to przyjmują w praktyce?
Dodanie części to trzy dotknięcia na liście podpowiadanych pozycji — szybciej niż SMS do biura „dopisz pompkę”. A technik rozliczany z busa jako podmagazynu szybko docenia, że stan zgadza się bez tłumaczenia się z braków.